Privacyverklaring

Klik hieronder om de Nederlandse versie van de privacyverklaring te lezen.

Download de Privacyverklaring als PDF

Privacyverklaring KAeP NOTARIS

Deze verklaring geeft informatie over hoe ons kantoor omgaat met persoonsgegevens die in het kader van de werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt. Wij verwerken uw persoonsgegevens met de grootst mogelijke zorgvuldigheid en in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Onze contactgegevens

Naam kantoor: KAeP NOTARIS (verwerker)

Adres: Maliebaan 6Postcode / Plaats: 3581 CM Utrecht

Contactpersoon: Barbara Zantkuijl-Mesenig

E-mailadres: bzantkuijl@kaepnotaris.nl

Persoonsgegevens

Wij verwerken persoonsgegevens die wij van uzelf of via derden hebben verkregen. Wij kunnen onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

  • NAW-gegevens;
  • contactgegevens;
  • titulatuur;
  • geboortedatum en –plaats;
  • geslacht;
  • burgerservicenummer (BSN) of soortgelijk fiscaal nummer uit het buitenland;
  • pasfoto;
  • kopie identiteitsbewijs;
  • handtekening;
  • zakelijke gegevens, zoals uittreksel handelsregister en BTW-nummers;
  • bedrijfsnaam en functie;
  • financiële gegevens.

Wij maken ook gebruik van de mogelijkheid om digitaal te vergaderen, zoals Microsoft Teams. Van deze bijeenkomsten worden geen opnames gemaakt.

Doeleinden

Ons kantoor verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • het uitvoeren van opdrachten voor advies of andere diensten, zoals het opmaken van notariële akten en alle bijbehorende werkzaamheden, zoals facturering en archivering;
  • om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen; en/of
  • voor de doelen waar u specifiek toestemming voor heeft gegeven.
Nieuwsbrief / uitnodigingen

Wij kunnen uw persoonsgegevens ook gebruiken voor het sturen van een nieuwsbrief, een uitnodiging voor een seminar, om u op de hoogte te kunnen houden van ontwikkelingen binnen ons vakgebied, of andere onderwerpen. Vanzelfsprekend kunt u zich altijd afmelden via info@kaepnotaris.nl.De wettelijke grondslag voor het versturen van een nieuwsbrief of uitnodiging is de noodzaak voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen op het gebied van relatiebeheer en marketing.

Sollicitaties / personeelszaken

Indien u bij ons solliciteert verwerken wij de door u verstrekte persoonsgegevens, waaronder uw persoonsgegevens, CV en motivatiebrief. Deze persoonsgegevens worden uitsluitend gebruikt voor het selectie- en sollicitatieproces. Na het beëindigen van deze procedure worden deze gegevens verwijderd, tenzij er een relatie met u wordt aangegaan.De wettelijke grondslag voor deze verwerking van de persoonsgegevens is de noodzaak voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen met betrekking tot het beoordelen van uw sollicitatie.Het verzamelen, vastleggen, gebruiken en verwijderen van persoonsgegevens geschiedt ten behoeve van de aanleg en het beheer van een personeelsdossier, het legitimeren van een werknemer, het bewaren van de loonbelastingverklaring en vindt plaats op basis van een wettelijke verplichting.

Andere zakelijke relaties

Wij verwerken eveneens persoonsgegevens van andere zakelijke relaties, waaronder collega notarissen, advocaten, adviseurs, leveranciers of andere partners van ons kantoor. Wij verwerken deze gegevens om bijvoorbeeld de relaties op de hoogte te houden van de ontwikkelingen binnen ons kantoor, onze activiteiten en bijeenkomsten of om een (digitale) nieuwsbrief te versturen.
De wettelijke grondslag voor deze verwerking van de persoonsgegevens is de noodzaak (i) voor de uitvoering van de overeenkomst met onze leveranciers/partners en/of (ii) voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen op het gebied van relatiebeheer en marketing.

Uw gegevens worden verder niet zonder uw toestemming voor andere doelen verwerkt en niet met derden gedeeld, anders dan voor onze dienstverlening noodzakelijk. Indien wij gebruik maken van derde partijen voor het verwerken van uw persoonsgegevens, zullen wij ervoor zorgdragen dat er een verwerkersovereenkomst is gesloten. Persoonsgegevens kunnen worden opgevraagd bij derden voor bijvoorbeeld het opmaken van een notariële akte, voor het uitvoeren van een andere opdracht of bijvoorbeeld het doen van het wettelijk verplichte cliëntenonderzoek.

Regels persoonsgegevens bij notariële aktens

Als ons kantoor een notariële akte opmaakt met uw persoonsgegevens, moeten de notaris en alle aan KAeP verbonden medewerkers en relaties zich aan wettelijke regels houden. Deze hebben invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

  1. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de notariële akte opnemen. Uw gegevens worden verwerkt op basis van een wettelijke grondslag.
  2. De notaris moet de ondertekende akte met uw persoonsgegevens verplicht eeuwig laten bewaren in een door de Minister aangewezen algemene bewaarplaats. Originele akten zullen in principe niet langer dan twintig jaar op kantoor verblijven.
  3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk. Dan mag er niets meer aan veranderd worden. Als er wijzigingen nodig zijn, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de kennelijke misslag of wijziging staat vermeld.
  4. De notaris is wettelijk verplicht om bepaalde (persoons)gegevens te controleren die onder andere in externe registers zijn opgenomen, zoals in de Basisregistratie Personen (BRP), Verificatie Identificatie Systeem (VIS), Centraal Testamenten Register (CTR), Centraal Levenstestamentenregister (CLTR), Centraal Curatele- en bewindregister (CCBR), Huwelijksgoederenregister, registers van de Kamer van Koophandel en Kadaster.
  5. De notaris is wettelijk verplicht om uw identiteit te controleren en te verifiëren. Dit gebeurt onder andere door controle van uw geldige identiteitsbewijs. De notaris mag hiervan een kopie maken met alle gegevens hierop vermeld en dit opslaan en verwerken.
  6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris.
  7. Onbevoegden krijgen geen toegang tot deze gegevens.
Adviezen en overige diensten

Voor de overige verwerkingen van persoonsgegevens door ons kantoor geldt het volgende:

  • het opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan en verwijderen van persoonsgegevens ten behoeve van onze dienstverlening zal gebeuren zoals aangegeven in de opdracht van of de met u gesloten overeenkomst of op basis van een wettelijke grondslag of gerechtvaardigd belang;
  • het doorzenden van persoonsgegevens ten behoeve van de inschrijving van gegevens of akten in registers (zoals bijvoorbeeld het Kadaster, register Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB), Belastingdienst, CTR en Kamer van Koophandel) volgens wettelijke grondslag zal gebeuren. Aan het CLTR zullen persoonsgegevens enkel na uitdrukkelijke toestemming worden gezonden. Ook kan in voorkomende gevallen melding worden gedaan van (het vermoeden van) een ongebruikelijke transactie aan de Financial Intelligence Unit Nederland (FIU);
  • het vastleggen en raadplegen van persoonsgegevens ten behoeve van het legaliseren van een handtekening is bedoeld om de echtheid van de handtekening van de betrokkene te verifiëren en zal dan ook conform dit verzoek worden uitgevoerd;
  • het recht op het opvragen, verzamelen, raadplegen, gebruiken, opslaan en verwijderen van financiële gegevens voor onze financiële administratie voortvloeit uit een wettelijke financiële grondslag; en
  • overige wettelijke verplichtingen conform een wettelijke grondslag zullen worden uitgevoerd.
Bron van verwerkte persoonsgegevens

Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt, die wij niet van uzelf hebben verkregen, dan zal dat altijd gebeuren in het kader van de aan ons verstrekte opdracht. De bron van deze gegevens kan dan bijvoorbeeld één van de volgende zijn:

  • openbare registers, waaronder het Kadaster, BRP en registers van de Kamer van Koophandel;
  • makelaar of andere adviseur in verband met een koopovereenkomst waarin u (of een door u bestuurde rechtspersoon) één van de partijen bent (is);
  • (financieel) adviseur;
  • accountant;
  • bankinstelling;
  • advocaat.
Doorgeven van uw persoonsgegevens

Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen door aan anderen (derde partijen) als dat wettelijk verplicht is of als dat echt nodig is om de werkzaamheden uit te voeren.

  • Kadaster
  • KNB
  • Chamber of Commerce registers
  • Tax Office
  • FIU-NL
  • CTR
  • CLTR

Aan het CLTR zullen persoonsgegevens enkel na uitdrukkelijke toestemming worden gezonden.

Indien wij uw persoonsgegevens delen met derden, die namens ons uw persoonsgegevens verwerken (verwerkers), zorgen wij ervoor dat wij met deze derden een verwerkersovereenkomst hebben gesloten. In deze verwerkersovereenkomst wordt de verwerker en diens subverwerkers verplicht om alle verplichtingen uit de AVG en deze privacyverklaring na te leven.

Voorbeelden van verwerkers zijn onze hostingprovider, leveranciers van (financiële) administratie, softwareleveranciers, document managementsystemen en e-marketingoplossingen, vertaalbureaus, incassobureaus etc.

Voor vragen over de manier waarop deze derde partijen uw persoonsgegevens verwerken in opdracht van KAeP NOTARIS, kunt u een e-mail sturen naar info@kaepnotaris.nl.

Persoonsgegevens worden door ons kantoor in principe niet doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of aan internationale organisaties die niet in Nederland zijn gevestigd.
Het kan zijn dat één van onze leveranciers gevestigd is buiten deze EER, waaronder de Verenigde Staten van Amerika. Wij zullen in voorkomende gevallen ons zoveel mogelijk conformeren aan de richtlijnen zoals opgenomen in de AVG.

Bewaren van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken en het nakomen van wettelijke verplichtingen of het uitvoeren van overeenkomsten (zoals verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het notarisambt en de Archiefwet zijn van toepassing. Daarnaast kan er een gerechtvaardigd belang zijn waarom uw gegevens langer worden bewaard. Notariële akten worden in principe eeuwig bewaard.

Ons kantoor neemt de bescherming van uw gegevens serieus. Daarom doen wij onze uiterste best om passende maatregelen te nemen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u van mening bent dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze contactpersoon.

Uw rechten ten aanzien van door ons verwerkte persoonsgegevens
Wanneer uw persoonsgegevens door ons kantoor worden verwerkt, kunt u op grond van de AVG van de onderstaande rechten gebruik maken. Dit doet u door een schriftelijke aanvraag te doen via de contactgegevens uit deze privacyverklaring. Voor wij uw aanvraag in behandeling kunnen nemen, zullen wij u eerst identificeren en verifiëren aan de hand van uw geldige identiteitsbewijs.

Recht van inzage van de betrokkene

U kunt altijd opvragen welke persoonsgegevens op ons kantoor verwerkt worden, voor welk doel dat is en hoe lang deze bewaard worden. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor we niet op uw verzoek in kunnen gaan. In dat geval zullen wij u hierover informeren.

Recht op rectificatie

Wanneer u meent dat bepaalde gegevens niet correct zijn verwerkt, heeft u het recht om rectificatie van deze gegevens te vragen. Als dit gaat om gegevens in een notariële akte, dan zal de notaris een nieuwe (aanvullende) akte moeten opstellen waarin de kennelijke misslag of wijziging wordt vermeld. In een nieuw af te geven afschrift van de initiële akte is deze wijziging dan bijvoorbeeld terug te zien.

Recht op gegevens verwijderen (recht op ‘vergetelheid’)

Wanneer u wilt dat uw persoonsgegevens worden verwijderd, kunt u hiervoor schriftelijk een verzoek indienen. Mogelijk is er een wettelijke grondslag waardoor wij niet op uw verzoek in kunnen gaan. Wij zullen dit dan beoordelen en u hierover informeren. Staan de gegevens in een notariële akte? Dan mag de notaris deze niet verwijderen. Wel is het vaak mogelijk om een uittreksel van de notariële akte af te geven waarin sommige gegevens niet worden vermeld aan derden. Dit wordt per verzoek door ons beoordeeld.

Recht op beperking van de verwerking

Wanneer u de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor wilt beperken (in afwachting van de door u gevraagde rectificatie van uw persoonsgegevens, gemaakt bezwaar tegen verwerking of omdat u juist niet wil dat gegevens worden verwijderd ondanks dat de verwerking onrechtmatig is), kunt u hiervoor schriftelijk een verzoek indienen.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens

Wanneer uw persoonsgegevens niet worden verwerkt voor een notariële akte en u de persoonsgegevens wilt overdragen naar een andere dienstverlener, kunt u hiervoor een verzoek indienen. Een dergelijke overdracht is overigens niet altijd mogelijk, aangezien wettelijke (notariële) plichten zich hiertegen kunnen verzetten. Wij zullen u dan hierover informeren.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de AVG

Ons kantoor stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de AVG. Het kan echter voorkomen dat deze rechten conflicteren met andere wettelijke bepalingen, zoals de Wet op het notarisambt of de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering van terrorisme (Wwft). Mocht ons kantoor om redenen niet aan uw verzoek kunnen voldoen, dan zullen wij u hierover informeren.

Klachten / bezwaar

Wanneer u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor, of u wenst dat wij uw persoonsgegevens niet meer verwerken, dan vernemen wij dit graag per e-mail via info@kaepnotaris.nl.U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.