Compliance bij KAeP NOTARIS
De notaris heeft een belangrijke rol in de maatschappij als het gaat om het vastleggen van de juiste gegevens in een notariële akte of het geven van gedegen advies. Daarbij komen diverse onderzoeken aan te pas waartoe wij wettelijk verplicht zijn. Dit komt voort uit onder andere de Wet op het notarisambt (Wna), de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Hieronder treft u algemene informatie aan over deze wetten en over de uitvoering daarvan in onze dagelijkse praktijk.
Hoe wij omgaan met het naleven van onze wettelijke verplichtingen, hebben wij vastgelegd in een intern compliance beleid. Mocht u hierover vragen hebben, dan kunt u contact opnemen met de behandelaar van uw dossier of de compliance officer via info@kaepnotaris.nl.
Cliëntenonderzoek en meldplicht
Als notariskantoor zijn wij wettelijk verplicht om voorafgaand aan de uitvoering van onze werkzaamheden de identiteit van onze cliënten vast te stellen op grond van de Wet op het notarisambt (Wna) en daarnaast een cliëntenonderzoek te doen en ongebruikelijke transacties te melden op basis van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft).
Dit onderzoek houdt in dat wij informatie verzamelen en opslaan over de opdracht die wij van een cliënt ontvangen en de betrokken partijen die wij adviseren. Dit bestaat onder meer uit het opvragen van persoons- of bedrijfsgegevens door middel van documenten (bijvoorbeeld statuten, jaarrekeningen, aandeelhoudersregister, UBO uittreksel), recherches bij (openbare) registers (bijvoorbeeld Handelsregister, Kadaster) en persoonlijke vragen.
Hoe uitgebreid een cliëntonderzoek is, verschilt per situatie. De werkzaamheden hiervoor zullen worden verricht op basis van de bestede uren vermenigvuldigd met een uurtarief. De duur hiervan is mede afhankelijk of de door ons gevraagde informatie compleet, tijdig en volledig wordt aangeleverd.
Pas na afronding van het cliëntenonderzoek zullen wij onze overige werkzaamheden verrichten, zoals het opstellen van notariële akten en onderhandse stukken.
Meer informatie over de verschillende onderdelen van dit cliëntenonderzoek is te lezen in de brochure van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB):Brochure cliëntenonderzoek en meldplicht in het notariaat
Uiteindelijk belanghebbende (UBO)
Een van de onderdelen van het cliëntenonderzoek is het vaststellen van de uiteindelijk belanghebbende van een rechtspersoon, ook bekend als de Ultimate Beneficial Owner (UBO). De uiteindelijke belanghebbende wordt beschouwd als de natuurlijke persoon die, direct of indirect, meer dan 25% van de rechtspersoon bezit of op een andere manier uiteindelijke zeggenschap kan uitoefenen door bijvoorbeeld stemrecht of feitelijke zeggenschap. Voor een meer uitgebreide uitleg verwijzen wij u naar de website van de Kamer van Koophandel: https://www.kvk.nl/ubo/.
UBO's zijn wettelijk verplicht om zich te registreren in het UBO-register van de Kamer van Koophandel. Dit register is niet openbaar en op dit moment ook niet toegankelijk voor daartoe bevoegde instellingen, zoals notariskantoren. Wij zullen u daarom altijd vragen om zelf een recent UBO-uittreksel op te vragen (niet ouder dan één maand) en deze aan ons toe te zenden.
Politiek Prominent Persoon (PEP)
Als er sprake is van betrokkenheid van een Politiek Prominent Persoon (PEP), zoals de leden van de Eerste en Tweede Kamer, gelden er speciale regels in het cliëntenonderzoek. Meer informatie over PEP leest u in de brochure van de Rijksoverheid:Brochure Politiek Prominente Personen (PEP's)
Privacy en verwerking van persoonsgegevens
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt een aantal regels rondom de verwerking van persoonsgegevens. Hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, hebben wij vastgelegd in een Privacyverklaring. Deze kunt u hier lezen:Privacyverklaring KAeP NOTARIS.
Informatiebeveiliging
Vanuit de Koninklijke Beroepsorganisatie Notariaat (KNB) is een gespecificeerd Informatiebeveiligingsbeleid opgesteld als onderdeel van de Gedragscode Informatiebeveiliging Notariaat. De KNB heeft deze Gedragscode opgesteld om het notariaat te beschermen. De beroepsorganisatie heeft in samenwerking met experts en in afstemming met onder andere vertegenwoordigers vanuit notariskantoren en IT-leveranciers beveiligingsmaatregelen vastgesteld, bijvoorbeeld hoe wij vertrouwelijke informatie ontvangen, verwerken en opslaan en welke eisen worden gesteld aan IT-leveranciers.